Qperts in Control

De experts van Qperts toetsen data van bedrijven en organisaties of de inhoud voldoet aan de nieuwe wetgeving Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het Engels beter bekend onder de naam General Data Protection Regulation (GDPR), die op 25 mei 2018 in Europa van kracht wordt. De nieuwe wetgeving is geen eenmalige actie op het gebied van privacy wetgeving maar vergt een continue monitoren van de data op vervuiling met privacy gevoelige informatie. De experts doen in overleg met de opdrachtgever een gerenommeerde steekproef op de data.

Dennis Casteelen

Claims zijn een “fact of life”. Een studie heeft recentelijk aangetoond dat ca. 60 % van de projecten niet verlopen zoals oorspronkelijk gepland en contractueel overeengekomen. Partijen kunnen niet aantonen dat ze hebben gedaan wat ze met elkaar hebben afgesproken, projecten lopen vertraging op door eigen falen, externe factoren, valutaschommelingen, wet- en regelgeving, inefficiënt werken, kwaliteitsissues en noem zo maar op.

Dan moet er bepaald worden wie verantwoordelijk is voor welk aspect en wie tenslotte de prijs moet betalen.

De Claim Consultants van Qperts adviseren u graag op het gebied van claims, vorderingen en tegenvorderingen. Vaak worden contracten niet gerespecteerd of werkzaamheden niet conform de afspraken uitgevoerd. U overweegt dan een claim in te dienen of mogelijk wordt u geclaimd. Wij helpen u de juiste paden te volgen, het tijdspad in beeld te brengen, de kosten inzichtelijk te maken en eventueel bereiden we de juridische case voor.

Uit onze ervaring blijkt dat veel claims “uit de heup” geschoten worden. Slecht onderbouwd, gebaseerd op veronderstellingen en aannames. Als beide partijen dan “uit de heup” schieten is de uitkomst ongewis. Wij bereiden een case zeer gedetailleerd voor, kijken naar alle aspecten van de onderbouwing, zijn de kosten onderbouwd, is er bewijsmateriaal van afspraken, zijn er meldingen van afwijkingen en hun gevolgen, etc. etc.

Qperts biedt expertise, dossier opbouw, argumentatie en onderbouwing met bewijslast om met feiten uw recht te gaan halen. Qperts begeleidt procedures en treedt soms op als arbiter, mediator of claims adjustor.

In geval van faillissementen ondersteunt Qperts partijen bij de opmaak en/of beoordeling van vorderingen of tegenvorderingen. In beide gevallen kunnen de Qperts claim consultants u helpen de vordering of tegenvordering goed onderbouwd in te dienen zodat een eventuele rechtsgang kans van slagen heeft. 

Huib Roskam

De commissioning-professionals van Qperts controleren de eisen die aan installaties zijn gesteld. Het gaat bijvoorbeeld om installaties van:

• Chemie en petrochemie
• Offshore platforms
• Olie en gas installaties
• Klimaatinstallaties
• Energievoorziening van utiliteitsgebouwen
• Conventionele of alternatieve elektriciteit productie-installaties
• Wegverkeerscentrales
• Tunnel-technische installaties
• Infra projecten
• Schutsluizen
• Bruggen

Vanwege de complexiteit beperkt de controle van installaties zich niet alleen tot de oplevering van het werk, maar worden deze al uitgevoerd vanaf de initiatiefase, tijdens het projectproces en bij de oplevering om risico’s te beperken en tijdig herstelmaatregelen te kunnen inzetten..

De taken die onze commissioning engineers kunnen uitvoeren zijn:

• Advisering bij de basic engineering en de detail-engineering
• Ondersteuning in het offerte stadium.
• Bewaken dat QA/QC volledig uitgevoerd is aan de hand van de scope, het programma van eisen en de vigerende wet- en regelgeving
• Het toetsen van complete verificatie & validatie pakket waardoor de borging van de gehele functionele afhandeling verzekerd is

De onafhankelijkheid van Qperts biedt het voordeel dat de nadruk ligt op het aantoonbaar keuren, testen en beoordelen van installaties. Uitkomsten worden vastgelegd in een borgingsysteem en leidt deze borging tot een absolute verbetering in de efficiency van het project en neemt het risico van tijdsvertraging significant af.

De inzet van Qperts specialisten leidt ertoe dat de projecten en installaties voldoen aan de ‘scope of work’ en de geldende nationale en internationale wet- en regelgeving. Bovendien leidt dit tot een soepele functionele- en administratieve overdracht van het project en bijhorende installaties.

Organisaties moeten aan steeds meer eisen voldoen. Tender- en contractcondities, Programma’s van Eisen, normen, vergunningen en wet- en regelgeving staan vol met complexe eisen waaraan niet alleen moet worden voldaan, maar waarvan het voldoen ook moet worden aangetoond. Onze partner Alveus Compliance Solutions heeft voor dit proces de Grasshopper™-methode ontwikkeld en diverse applicaties gebouwd.

Met de Grasshopper™-methode worden contracteisen, wet- en regelgeving e.d. vertaald en praktisch gemaakt, zodat inzicht wordt verkregen in het totaal aan eisen. Bij projecten wordt de project applicatie ingezet en worden controles automatisch aangestuurd. De experts van Qperts kunnen bedrijven en organisaties ondersteunen bij het bewaken van de eisen. Tijdens het project wordt de bewijslast verzameld en de aantoonbaarheid van het voldoen aan de eisen gestructureerd vastgelegd.

Bart Roskam

Op menig project komt de contract engineer pas in actie als er problemen ontstaan. Bij Qperts zijn we bij voorkeur bij het prille begin van een project betrokken bij de contractvorming en de te maken afspraken.

Voorkomen is beter dan genezen

Qperts contract engineers kennen de klappen van de zweep en helpen u de juiste contractvorm te kiezen, het contract te beoordelen en eventueel risico’s in beeld te brengen. Uiteraard beslist u welke risico’s wel of niet genomen kunnen worden. Wij helpen u graag de juiste afweging te maken. En mocht er onduidelijkheid zijn met betrekking tot de interpretatie van de contractteksten dan staan wij tot uw dienst om een en ander duidelijk te verwoorden en eventuele discussies in de kiem te smoren.

Ronald Lutjes

Een contract opstellen is een kunst maar daarna begint het pas. Ben je een overeenkomst met elkaar aangegaan, dan moet je ook bewaken of beide partijen zich aan de afspraken houden. Wat doe je met wijzigende omstandigheden, wijziging in wet- en regelgeving, frauderende partijen, kwaliteitsthema’s, vertragingen, afwijkende performance en inadequate opleverdocumenten.

Qperts contract engineers zijn gepokt en gemazeld in het behandelen van dit soort thema’s gedurende de uitvoering van een project. Qperts heeft de kennis in huis om om te gaan met de diverse disciplines van project beheersing en contract management.

Huib Roskam

Een goede cost estimate is het fundament van ieder project. Het nemen van investeringsbeslissingen maakt het noodzakelijk dat er inzicht moet zijn in de kosten en ook in de risico’s. Het team van cost engineers van Qperts kent de industrie als geen ander. Zij kunnen een cost estimate maken, ze brengen de risico’s in beeld, kwantificeren deze en zorgen dat er een gewogen beslissing genomen kan worden.

Is het project eenmaal gestart, dan rapporteren de cost engineers periodiek over de financiële voortgang. Ze houden in nauwe samenwerking met de planning engineers en cost controllers zicht op alle kostenaspecten, ook de kosten welke vaak worden vergeten worden zoals bijvoorbeeld kosten van vertragingen, acceleratie, ploegendiensten, onwerkbaar weer, te late of te vroege levering van onderdelen en materialen, die ontstaan tijdens de uitvoering van een project. Door de expertise van de Cost Engineers van Qperts zijn financiële ontwikkelingen al in een vroeg stadium zichtbaar en kan er tijdig ingegrepen worden.

Ronald Lutjes

Document management zorgt ervoor dat je tijdens het bouwproces en ver na de oplevering inzicht hebt in de documenten, certificaten, as-built tekeningen, specificaties en dergelijke die de overdracht van bouwprojecten of installaties mogelijk moeten maken. Het bewaken van gemaakte afspraken en de aantoonbaarheid van het voldoen tijdens het projectproces met je projectpartners wordt een telkens belangrijker thema. De Document-controllers van Qperts hebben de kennis in huis om overzichtelijk om te gaan met document-control en de bewaking van registratieprocessen. Zij richten DMS in en maken de stuurinformatie overzichtelijk.

De forensisch experts van Qperts hebben de kennis en ervaring om forensisch onderzoek te doen naar specifieke informatie bij

• aantoonbaar voldaan hebben aan normen en wet- en regelgeving
• disputen op projecten
• claim preventie (voorkomen is beter dan genezen)
• claims (wie is er schuldig aan wat en wie moet wat betalen?)
• claim recovery (wat is de hoogte van de schade en hoe krijgen we de schade betaald?)

In de verschillende fasen van complexe projecten moet er tot in de fijne details gekeken worden naar bestekken, correspondenties, nota’s van inlichtingen, toelichtingen, overlegverslagen, e.d. om niet later overvallen te worden door over het hoofd geziene details.
Tijdens de initiatiefase gaat het daarbij over wet- en regelgeving, in het bijzonder milieu- en bouwregelgeving, en stakeholder-eisen om te kunnen beoordelen of men daaraan kan voldoen.
In de tenderfase worden offerteaanvraag, programma’s van eisen, nota’s van inlichtingen, -wijzigingen en -aanvullingen, scope of work, kettingbedingen e.d. bepalend naast de wet- en regelgeving en de stakeholder eisen.

Vanaf de dag van ondertekening van het contract wordt het voldoen aan de eisen welke tussen partijen zijn overeengekomen, van vitaal belang.
Opleveren doe je niet alleen aan het eind van het project. Het is een continu proces vanaf het moment van contract-ondertekening tot de acceptatie van de oplevering. Bij complexe projecten heb je het dan over gigabytes tot terabytes aan data. Bij 80 % van de projecten ontstaan tijdens de uitvoering of na oplevering van het project disputen over levertijd, kwaliteit, meer- en/of minderwerk en de consequenties daarvan. De experts van Qperts ondersteunen bedrijven en organisaties met het zoeken en verzamelen van data als bewijslast voor het gelijk in het dispuut en voor de onderhandeling.
De experts van Qperts werken met “State of the Art” software applicaties op het gebied van compliance en forensic datamining om in grote data bestanden te zoeken naar aantoonbare onderbouwing.

Het gebruik maken van deze tools geeft een enorme besparing op de kosten van consultants t.o.v. de traditionele manier van informatie management.

Qperts zorgt voor snelle inventarisaties en adviseert over plannen van aanpak bij de opzet van grote risicovolle projecten met ingewikkelde Programma’s van Eisen. Ook adviseert Qperts over snelle pragmatische interventies bij disputen en claims.

Informatie management heeft in iedere fase van een project, TA of operationeel proces een eigen karakteristiek.

John Verheijen

Information Management bestaat uit de volgende elementen:

• Document Management & Control
• Datamining en Compliance
• Forensisch onderzoek

Document Management & Control

Document management zorgt ervoor dat je gedurende alle fasen van een project tot ver na de oplevering inzicht hebt in alle soorten documenten zoals tenderaanvragen, tender correspondentie, contracten, voortgangsrapportages, planningen, certificaten, as-built tekeningen, specificaties en dergelijke die uitvoering, close-out en overdracht van projecten of installaties mogelijk moeten maken.
Het bewaken van gemaakte afspraken en de aantoonbaarheid van het voldoen aan gemaakte afspraken tijdens het gehele projectproces met je projectpartners en stakeholders wordt een telkens belangrijker thema.

Datamining en Compliance

De experts van Qperts hebben de kennis in huis om overzichtelijk om te gaan met informatie management en de bewaking van registratieprocessen. Zij richten het DMS in, analyseren programma’s van eisen om de aantoonbaarheid te waarborgen en maken de stuurinformatie overzichtelijk.
Zij zijn ook gespecialiseerd in het maken van project DC analyses met geavanceerde datamining software en andere applicaties om snel afspraken, eisen en andere contractuele aspecten inzichtelijk te maken.
De experts van Qperts hebben ervaring met het aantonen van behaalde resultaten gedurende de uitvoering van projecten en bij de oplevering ervan.

Forensisch onderzoek

De forensisch experts van Qperts hebben de kennis en ervaring om forensisch onderzoek te doen naar specifieke informatie bij

• aantoonbaar voldaan hebben aan normen en wet- en regelgeving
• disputen op projecten
• claim preventie (voorkomen is beter dan genezen)
• claims (wie is er schuldig aan wat en wie moet wat betalen?)
• claim recovery (wat is de hoogte van de schade en hoe krijgen we de schade betaald?)

In de verschillende fasen van complexe projecten moet er tot in de fijne details gekeken worden naar bestekken, correspondenties, nota’s van inlichtingen, toelichtingen, overlegverslagen, e.d. om niet later overvallen te worden door over het hoofd geziene details.
Tijdens de initiatiefase gaat het daarbij over wet- en regelgeving, in het bijzonder milieu- en bouwregelgeving, en stakeholder-eisen om te kunnen beoordelen of men daaraan kan voldoen.
In de tenderfase worden offerteaanvraag, programma’s van eisen, nota’s van inlichtingen, -wijzigingen en -aanvullingen, scope of work, kettingbedingen e.d. bepalend naast de wet- en regelgeving en de stakeholder eisen. Vanaf de dag van ondertekening van het contract wordt het voldoen aan de eisen welke tussen partijen zijn overeengekomen, van vitaal belang. Opleveren doe je niet alleen aan het eind van het project. Het is een continu proces vanaf het moment van contract-ondertekening tot de acceptatie van de oplevering. Bij complexe projecten heb je het dan over gigabytes tot terabytes aan data. Bij 80 % van de projecten ontstaan tijdens de uitvoering of na oplevering van het project disputen over levertijd, kwaliteit, meer- en/of minderwerk en de consequenties daarvan. De experts van Qperts ondersteunen bedrijven en organisaties met het zoeken en verzamelen van data als bewijslast voor het gelijk in het dispuut en voor de onderhandeling.
De experts van Qperts werken met “State of the Art” software applicaties op het gebied van compliance en forensic datamining om in grote data bestanden te zoeken naar aantoonbare onderbouwing.

Het gebruik maken van deze tools geeft een enorme besparing op de kosten van consultants t.o.v. de traditionele manier van informatie management.

Qperts zorgt voor snelle inventarisaties en adviseert over plannen van aanpak bij de opzet van grote risicovolle projecten met ingewikkelde Programma’s van Eisen. Ook adviseert Qperts over snelle pragmatische interventies bij disputen en claims.

Informatie management heeft in iedere fase van een project, TA of operationeel proces een eigen karakteristiek.

John Verheijen

KAM-zorgsysteem is erop gericht dat een organisatie voldoet aan relevante wet- en regelgeving op het gebied van Kwaliteit, Arbo en Milieu. De eisen staan o.a. in de Arbo- en Milieuwetgeving en het naleven ervan is verplicht. Bovendien moet het KAM-zorgsysteem beheersbaar zijn en voldoen aan de wensen van alle belanghebbenden (stakeholders, medewerkers, klanten en de samenleving).

Een goed werkend KAM-zorgsysteem is vaak een heet hangijzer voor middelgrote en kleine organisaties. Het is intensief omdat het voortdurend geoptimaliseerd en verbeterd moeten worden vanwege de steeds strengere eisen en wetten op het gebied van kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu. Organisaties hebben ook te maken met verschillende toezichthouders.

Onze KAM-medewerkers kunnen u als organisatie veel zorg uit handen nemen door voor KAM-zorg activiteiten en -processen te bewaken en te optimaliseren.

De combinatie van Quality Assurance (QA) / Quality Control (QC) vormt een zeer belangrijk onderdeel van het kwaliteitsproces op projecten, bij TA’s en bij regulier onderhoud. QA is proces georiënteerd en legt de aandacht op het voorkomen van afwijkingen terwijl QC product georiënteerd is en de focus legt op identificatie van gebreken en afwijkingen.

Bij QA/QC is de kwaliteit van alle projectprocessen en het aantoonbaar voldoen aan de eisen de rode draad van alle projectprocessen. De QA/QC specialisten zetten werkprocessen en procedures op en compliance-analisten zorgen ervoor dat bij de QA/QC processen de volledige vertaalslag wordt gemaakt naar de vigerende wet- en regelgeving, normen en projecteisen (incl. stakeholders, overheden).

Zodra wordt gestart met de QA/QC controles op de werkvloer, wordt gelijktijdig het fundament gelegd voor een juiste close-out en voor de digitale opleverdossiers. De opleverdossiers zijn daarnaast 24/7 online inzichtelijk voor het management.

Zijn deze processen ingeregeld, dan kunnen op het juiste moment de controles op de locaties worden gedaan, voorzien van rapportages, certificaten, foto’s en notities. Hierdoor kan de compliance per object, locatie, systeem, project, unit of proces in rapportages worden vastgelegd. Belangrijk detail hierbij is dat bij een dreigende non- compliance op de werkvloer zijn of haar leidinggevende en/of het management automatisch daarover wordt geïnformeerd.

Huib Roskam

Binnen de sectoren waar Qperts actief is, verzorgen wij de Quantity Survey (QS). Aan de hand van de klantwensen bepalen we wat de beste strategie is. Aanbiedingen van aannemers, onderaannemers en leveranciers worden door ons zorgvuldig geanalyseerd op levertijden, haalbaarheid (vendor evaluations), fouten en inconsequenties. Tijdens de uitvoering verzorgen we de coördinatie en aanbevelingen, alsmede de begeleiding en toetsing voor de betalingen. De quantity surveyor vervult een arbiterrol voor alle bij het project betrokken partijen. De rode draad van onze QS activiteiten is het controleren van gemaakte afspraken en de aantoonbaarheid daarvan vanaf de initiatiefase tot en met de oplevering.

Ardi Anker